Kundeninformation

Neue Features

Neues und verbessertes Monitoring Modul
Aktuellere Technologie und deutlich umfassendere Statistiken

Neuer Anstrich der Administrationsoberfläche
Neues Dashboard mit Übersicht auf die Systeminformationen und Schaltflächen des Monitoring-Moduls

Überarbeitung der verschiedenen Farbschemata
Die verschieden Farbpaletten innerhalb softgate-archiv wurden etwas angepasst und ansehnlicher
gestaltet. So auch der „Dark-Mode“.

Hot-Reload der Anwendungsparameter
Einige Anwendungsparameter können nun im laufenden Betrieb aktualisiert werden ohne dass ein Neustart
der kompletten Anwendung notwendig ist.

„Frühjahrsputz“ der Anwendung
Alte Profileinstellungen von Benutzern und Parameter, welche keine wirkliche Verwendung mehr hatten
wurden aus dem System entfernt. Dadurch sind die wichtigen und verbliebenen Einstellungen übersichtlicher.

Verbesserung der Bedienbarkeit
Einige Schaltflächen wurden überarbeitet, sodass diese nun eine bessere und intuitivere Bedienung haben.

Überarbeitete IKAROS G4 Integration
Nachdem die IKAROS-G4 Integration nach wie vor einer unserer wichtigsten Anlaufpunkte ist, hat diese nun
eine lange notwendige Überarbeitung erhalten. Das gesamte User-Interface wurde auf den in softgatearchiv verwendeten Standard der Technologien angepasst und wichtige Features in die Oberfläche
übernommen.

Überarbeitung des Archivierungsprozesses
Der Archivierungsprozess wurde konzeptionell und technologisch modernisiert und überarbeitet. Dies ermöglicht
eine robustere und besser nachvollziehbare Dokumentenarchivierung.

File-Converter
Zudem wurde die Integration des File-Converters in den Archivierungsprozess neu aufgesetzt. Der
Konvertierungsprozess ist nun ausgelagert und kann „multithreaded“ unabhängig der Archivierung
stattfinden.

Bessere Verwaltung des Clients während eines Updates
Administratoren haben nun die Möglichkeit, bei einem Update den Zugriff auf den Webclient, die REST-API
und alle weiteren Interaktionsmöglichkeiten zu sperren, sodass bei einem Update sichergestellt werden
kann, dass keine ungewünschten Daten direkt in ein noch nicht fertig aktualisiertes System einströmen.

Automatische Bereinigung von Körben
Zur Optimierung der Löschprozesse besteht nun die Möglichkeit, einen dedizierten „Papierkorb“ im Archiv zu
benennen, für den eine automatische Bereinigung in einem beliebigen Zeitintervall eingerichtet werden kann.
So muss dieser Korb nicht mehr regelmäßig manuell bereinigt werden.

Bulk-Edit von Benutzerkonfigurationen
Gerade bei einer sehr hohen Benutzeranzahl kann selbst das Setzen von Einstellungen schnell
zeitaufwändig werden. Daher wurde nun eine Funktion implementiert, die es ermöglicht, gewisse
Einstellungen für eine selbst ausgewählte Anzahl an Benutzern zu setzen ohne jeden Benutzer einzeln
anpassen zu müssen.

Import von Benutzern über AD-Gruppen
Um den Administrationsaufwand weiter zu senken gibt es nun die Möglichkeit, bestehende AD-Gruppen
mitsamt der enthaltenen Benutzer nach softgate-archiv zu importieren.

Filter in der Benutzerliste
Die Filter innerhalb der Benutzerliste wurde optimiert, sodass nun ein leichteres Auffinden von bestimmten
Benutzern bei großen Benutzermengen möglich ist.

Optimierungen der Digitalakten
Um die Übersicht bei komplexen Aktenstrukturen zu verbessern, wurden Statusfelder und neue
Möglichkeiten zur Verschlagwortung ergänzt. Dadurch konnten mehrere Dialoge entfernt und so die
Benutzerfreundlichkeit erhöht werden.

E-Rechnungen: X-Rechnung & ZUGFeRD
Seit dem 1. Januar 2025 sind E-Rechnungen verpflichtend im B2B Bereich. Für Import einer ERechnung stellt softgate-archiv einen intelligenten Dokumententyp bereit, über den die Metadaten
der E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD) automatisch zugewiesen werden. Bei X-Rechnungen wird
die Rechnung direkt in menschenlesbarer Form visualisiert.

Client-Lock
Benutzern mit Administrator Berechtigung kann nun der Zugriff auf die Client Oberflächen gesperrt
werden. So können z.B. für die digitale Personalakte reine Administratorbenutzer verwendet werden, die
weder Metadaten noch Dokumente einsehen können.

Diverse Bugfixes und Verbesserungen

• Erweiterung des internen Mailing-Dienstes um (SSL/StartTLS/SASL)
• Verbessertes Session-Handling innerhalb von softgate-archiv und der IKAROS-Integration
• Problem bei Cross-Origin-Resource-Sharing behoben
• Entfernen des Token-Limits der REST-API
• Handling der alten Namensgebung bei ZIP-Files
• Logging innerhalb der Körbe

Neue Features

• Neue Ansicht des Archivs
  • Neue Dateiansicht
  • Vorschau von weiteren Dateiformaten (z.B. Bildbetrachter)
  • Neue Darstellungsweise von Versionen
  • Teilen für Ordner und Dokumente
• Überarbeitete Suchmasken mit Anzeige der Suchergebnisse in der Suchmaske
• Neues Akten-Modul
  • Aktenpläne
  • Berechtigungsverwaltung
  • Verknüpfungen
• Verknüpfungen auf der Home-Seite können importiert & exportiert werden
• Unterstützung für Java 17
• Neue Funktion im Korb zum Löschen aller Dateien (auch über Webservice /clearBasket)
• Neuer blauer Farbstil & Darkmode
• Standard-Zugriffsklasse für Dokumententypen hinterlegbar
• E-Mail-Benachrichtigung für Wiedervorlagen
• Soap-Webservices deaktiviert (SOAP Schnittstelle bleibt erhalten)
• Häufige Dokumenten-/Akten-Typen können aus Vorlagen importiert werden
• Anpassungen am PDF Konverter
• Anpassungen an der Dateivorschau zur Unterstützung von MS Office 21 Word Dateien
• Verbesserungen in der IKAROS G4 Integration
• Aktualisierung des eingebetteten PDFjs-Viewerser

Behobene Fehler

• Diverse Fehlerbehebungen

Neue Features

• Anpassungen beim Lizenzmodell für Concurrent-User (Limitierung auf 3 User entfernt)
• Anpassungen am Lizenzmodell (neu: Term-Lizenzen)
• Datenschutzanpassungen
• Neuimplementierung der Basket-Ident-Wizard Pins
• Benutzerprofileinstellung für Zoom-Level in der Dateianzeige
• Anpassungen in der SOAP-API
• Optimierung des Archivierungsprozess in Verbindung mit dem PDF-Konverter
• Verbesserungen beim Session-Handling Behobene Fehler

Behobene Fehler

• Fehler beim Anlegen eines neuen Benutzers
• Fehler beim Import von LDAP-Gruppen
• Fehlerhafter Prozess bei Passwortverschlüsselung (Logging überarbeitet)
• Verbesserung bei der Fehlerbehandlung der Restful-Webservices
• Verbesserung der Anzeigequalität bei Dateien
• Entkoppeln der Mailanzeige von Ikaros
• Fehler beim Arbeiten im Postkorb der Ikaros G4 Schnittstelle
• Fehler im Session Handling der G4 Schnittstelle

Allgemein:

• Log4j Upgrade auf die Version 2.17.1
• Anpassen des Beschreibungsfeldes bei LDAP-Benutzern
• Kofax TotalAgility-Unterstützung als Modul
• Anzeige der Signaturen bei PDF-Dateien im Viewer
• Anpassung iCas Schnittstelle: Optimierung des Archivierungsprozesses
• Fehlerbehebung bei der Drag&Drop Archivierung in der Auswahl der Dokumentenklassen ohne Zugriffsrecht

RESTful Webservice:

• Neue RESTful Webservice-Funktionen
• Abfrage der Anzahl von Dokumenten im Präarchiv (getWaitingPrearchiveDocumentCount())
• Hinzufügen von neuen Identschlüsseln zu Dok-Typen (updateDocType())
• Suchen mit Liste von Identschlüsseln per SQL-IN-Operator(searchWithKeyList())
• Fehlerbehebungen im Tokenprozess

Für Inkasso-Anwender: IKAROS G4 Schnittstelle:

• Dokumentenanzeige anhand der ID: Wenn das Aktenzeichen aus der Akte nicht mit softgate-archiv übereinstimmt, wird trotzdem das Dokument angezeigt, solange die ID übereinstimmt.

• Unterstützung des PDF-Converters in der Schnittstelle
• Anzeige beliebiger Dokumententypen bei gleichem Aktenzeichen
• TIFF Dateien werden nun konvertiert und richtig dargestellt
• Emails werden nun entpackt dargestellt
• Fehlerbehebungen bezüglich Session