Kundeninformation

Neue Features

Anpassungen an der REST-API
Es wurden diverse Überarbeitungen an der REST-API vorgenommen.
So ist es nun möglich ein IP-Allowlist zu führen, von welchen Adressen Aufrufe auf softgate-archiv gestattet
werden sollen.
Zudem wurde ein Login-Limit implementiert, welches dafür sorgt, dass wiederholte fehlgeschlagene
Anmeldeversuche zu einem Cooldown führen. Dies bedeutet, dass für eine definierbare Zeit alle versuchten
Anmeldungen der Quelle geblockt werden. Dies soll Bruteforce-Angriffen entgegenwirken.
Um das Monitoring-Modul noch weiter zu unterstützen wurden zwei neue REST-Funktionen hinzugefügt.
Mit diesen kann der Systemstatus abgefragt werden.
Da es bei der bisherigen storeDocument-Funktion eine Größenlimitierung durch die Base64-Wandlung der
Dateien gab, wurde hier nun eine Multipart Alternative geschaffen und eine neue Funktion
storeDocumentMultipart zur Verfügung gestellt.
Gleichzeitig wurde für das Abrufen von Dateien aus softgate-archiv auch eine neue Funktion getPage
implementiert, sodass auch hier nun eine Alternative zur bestehenden Base64-Variante existiert.

Wiedervorlagen
Es ist nun möglich Wiedervorlagen, welche durch dritte für einen Anwender erstellt wurden zu löschen.
Beim Arbeiten mit Akten kann eine implizite Erstellung einer Wiedervorlage erfolgen. Hierfür muss in der
Akte z.B. ein Enddatum befüllt werden. Darauf basierend wird die Wiedervorlage automatisch durch
softgate-archiv erstellt.

Suchen
In der Ergebnisansicht der Aktensuche ist es nun möglich nach den verschiedenen Ident. Schlüsseln zu
sortieren. Die Performance der genutzten Dokumententabelle wurde erhöht indem die Datenbankzugriffe
besser angesteuert werden. Die schnelle Suche bezieht sich nun auf den Dokumentennamen und nicht
mehr auf einen Schlüssel.

Akten
Beim Arbeiten mit Akten wurde nun eine Funktion hinzugefügt oft genutzte Akten anzupinnen. Diese
werden dann gesammelt in der „Ablage“ für schnelleren Zugriff angezeigt. Es ist möglich für
Aktentypen einen Schlüssel fortlaufende Nummer zu definieren. Dieser befüllt sich beim Erstellen
einer Akte des gleichen Typs automatisch. Werden Dokumente innerhalb einer Akte per Drag&Drop
erstellt und enthalten die gleichen Ident. Schlüssel wie die Akte werden die Werte aus der Akte
bereits vorbefüllt. In den Akten werden Dokumente nun thematisch sortiert dargestellt.

Archiv
Es ist nun möglich die Archiv-Ordner auf gewisse Dokumententypen zu beschränken.

Körbe
In den Körben wurden diverse Anpassungen am Backend vorgenommen, sodass sich diese nun gleich
dem Archiv bzw. der Suche verhalten. Die Meldungen im Korb wurden überarbeitet und den
Meldungen im Archiv angeglichen.

Neue Features

Neues und verbessertes Monitoring Modul
Aktuellere Technologie und deutlich umfassendere Statistiken

Neuer Anstrich der Administrationsoberfläche
Neues Dashboard mit Übersicht auf die Systeminformationen und Schaltflächen des Monitoring-Moduls

Überarbeitung der verschiedenen Farbschemata
Die verschieden Farbpaletten innerhalb softgate-archiv wurden etwas angepasst und ansehnlicher gestaltet. So auch der „Dark-Mode“.

Hot-Reload der Anwendungsparameter
Einige Anwendungsparameter können nun im laufenden Betrieb aktualisiert werden ohne dass ein Neustart der kompletten Anwendung notwendig ist.

„Frühjahrsputz“ der Anwendung
Alte Profileinstellungen von Benutzern und Parameter, welche keine wirkliche Verwendung mehr hatten wurden aus dem System entfernt. Dadurch sind die wichtigen und verbliebenen Einstellungen übersichtlicher.

Verbesserung der Bedienbarkeit
Einige Schaltflächen wurden überarbeitet, sodass diese nun eine bessere und intuitivere Bedienung haben.

Überarbeitete IKAROS G4 Integration
Nachdem die IKAROS-G4 Integration nach wie vor einer unserer wichtigsten Anlaufpunkte ist, hat diese nun eine lange notwendige Überarbeitung erhalten. Das gesamte User-Interface wurde auf den in softgate-archiv verwendeten Standard der Technologien angepasst und wichtige Features in die Oberfläche übernommen.

Überarbeitung des Archivierungsprozesses
Der Archivierungsprozess wurde konzeptionell und technologisch modernisiert und überarbeitet. Dies ermöglicht eine robustere und besser nachvollziehbare Dokumentenarchivierung.

File-Converter
Zudem wurde die Integration des File-Converters in den Archivierungsprozess neu aufgesetzt. Der Konvertierungsprozess ist nun ausgelagert und kann „multithreaded“ unabhängig der Archivierung stattfinden.

Bessere Verwaltung des Clients während eines Updates
Administratoren haben nun die Möglichkeit, bei einem Update den Zugriff auf den Webclient, die REST-API und alle weiteren Interaktionsmöglichkeiten zu sperren, sodass bei einem Update sichergestellt werden kann, dass keine ungewünschten Daten direkt in ein noch nicht fertig aktualisiertes System einströmen.

Automatische Bereinigung von Körben
Zur Optimierung der Löschprozesse besteht nun die Möglichkeit, einen dedizierten „Papierkorb“ im Archiv zu benennen, für den eine automatische Bereinigung in einem beliebigen Zeitintervall eingerichtet werden kann. So muss dieser Korb nicht mehr regelmäßig manuell bereinigt werden.

Bulk-Edit von Benutzerkonfigurationen
Gerade bei einer sehr hohen Benutzeranzahl kann selbst das Setzen von Einstellungen schnell zeitaufwändig werden. Daher wurde nun eine Funktion implementiert, die es ermöglicht, gewisse Einstellungen für eine selbst ausgewählte Anzahl an Benutzern zu setzen ohne jeden Benutzer einzeln anpassen zu müssen.

Import von Benutzern über AD-Gruppen
Um den Administrationsaufwand weiter zu senken gibt es nun die Möglichkeit, bestehende AD-Gruppen mitsamt der enthaltenen Benutzer nach softgate-archiv zu importieren.

Filter in der Benutzerliste
Die Filter innerhalb der Benutzerliste wurde optimiert, sodass nun ein leichteres Auffinden von bestimmten Benutzern bei großen Benutzermengen möglich ist.

Optimierungen der Digitalakten
Um die Übersicht bei komplexen Aktenstrukturen zu verbessern, wurden Statusfelder und neue Möglichkeiten zur Verschlagwortung ergänzt. Dadurch konnten mehrere Dialoge entfernt und so die Benutzerfreundlichkeit erhöht werden.

E-Rechnungen: X-Rechnung & ZUGFeRD
Seit dem 1. Januar 2025 sind E-Rechnungen verpflichtend im B2B Bereich. Für Import einer ERechnung stellt softgate-archiv einen intelligenten Dokumententyp bereit, über den die Metadaten der E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD) automatisch zugewiesen werden. Bei X-Rechnungen wird die Rechnung direkt in menschenlesbarer Form visualisiert.

Client-Lock
Benutzern mit Administrator Berechtigung kann nun der Zugriff auf die Client Oberflächen gesperrt werden. So können z.B. für die digitale Personalakte reine Administratorbenutzer verwendet werden, die weder Metadaten noch Dokumente einsehen können.

Diverse Bugfixes und Verbesserungen

• Erweiterung des internen Mailing-Dienstes um (SSL/StartTLS/SASL)
• Verbessertes Session-Handling innerhalb von softgate-archiv und der IKAROS-Integration
• Problem bei Cross-Origin-Resource-Sharing behoben
• Entfernen des Token-Limits der REST-API
• Handling der alten Namensgebung bei ZIP-Files
• Logging innerhalb der Körbe

Neue Features

• Neue Ansicht des Archivs
  • Neue Dateiansicht
  • Vorschau von weiteren Dateiformaten (z.B. Bildbetrachter)
  • Neue Darstellungsweise von Versionen
  • Teilen für Ordner und Dokumente
• Überarbeitete Suchmasken mit Anzeige der Suchergebnisse in der Suchmaske
• Neues Akten-Modul
  • Aktenpläne
  • Berechtigungsverwaltung
  • Verknüpfungen
• Verknüpfungen auf der Home-Seite können importiert & exportiert werden
• Unterstützung für Java 17
• Neue Funktion im Korb zum Löschen aller Dateien (auch über Webservice /clearBasket)
• Neuer blauer Farbstil & Darkmode
• Standard-Zugriffsklasse für Dokumententypen hinterlegbar
• E-Mail-Benachrichtigung für Wiedervorlagen
• Soap-Webservices deaktiviert (SOAP Schnittstelle bleibt erhalten)
• Häufige Dokumenten-/Akten-Typen können aus Vorlagen importiert werden
• Anpassungen am PDF Konverter
• Anpassungen an der Dateivorschau zur Unterstützung von MS Office 21 Word Dateien
• Verbesserungen in der IKAROS G4 Integration
• Aktualisierung des eingebetteten PDFjs-Viewerser

Behobene Fehler

• Diverse Fehlerbehebungen

Neue Features

• Anpassungen beim Lizenzmodell für Concurrent-User (Limitierung auf 3 User entfernt)
• Anpassungen am Lizenzmodell (neu: Term-Lizenzen)
• Datenschutzanpassungen
• Neuimplementierung der Basket-Ident-Wizard Pins
• Benutzerprofileinstellung für Zoom-Level in der Dateianzeige
• Anpassungen in der SOAP-API
• Optimierung des Archivierungsprozess in Verbindung mit dem PDF-Konverter
• Verbesserungen beim Session-Handling Behobene Fehler

Behobene Fehler

• Fehler beim Anlegen eines neuen Benutzers
• Fehler beim Import von LDAP-Gruppen
• Fehlerhafter Prozess bei Passwortverschlüsselung (Logging überarbeitet)
• Verbesserung bei der Fehlerbehandlung der Restful-Webservices
• Verbesserung der Anzeigequalität bei Dateien
• Entkoppeln der Mailanzeige von Ikaros
• Fehler beim Arbeiten im Postkorb der Ikaros G4 Schnittstelle
• Fehler im Session Handling der G4 Schnittstelle

Allgemein:

• Log4j Upgrade auf die Version 2.17.1
• Anpassen des Beschreibungsfeldes bei LDAP-Benutzern
• Kofax TotalAgility-Unterstützung als Modul
• Anzeige der Signaturen bei PDF-Dateien im Viewer
• Anpassung iCas Schnittstelle: Optimierung des Archivierungsprozesses
• Fehlerbehebung bei der Drag&Drop Archivierung in der Auswahl der Dokumentenklassen ohne Zugriffsrecht

RESTful Webservice:

• Neue RESTful Webservice-Funktionen
• Abfrage der Anzahl von Dokumenten im Präarchiv (getWaitingPrearchiveDocumentCount())
• Hinzufügen von neuen Identschlüsseln zu Dok-Typen (updateDocType())
• Suchen mit Liste von Identschlüsseln per SQL-IN-Operator(searchWithKeyList())
• Fehlerbehebungen im Tokenprozess

Für Inkasso-Anwender: IKAROS G4 Schnittstelle:

• Dokumentenanzeige anhand der ID: Wenn das Aktenzeichen aus der Akte nicht mit softgate-archiv übereinstimmt, wird trotzdem das Dokument angezeigt, solange die ID übereinstimmt.

• Unterstützung des PDF-Converters in der Schnittstelle
• Anzeige beliebiger Dokumententypen bei gleichem Aktenzeichen
• TIFF Dateien werden nun konvertiert und richtig dargestellt
• Emails werden nun entpackt dargestellt
• Fehlerbehebungen bezüglich Session