Ferber-Software GmbH mit seiner Lösung für das Forderungsmanagement IKAROS ist unser langjähriger Integrationspartner. Ferber-Software wollte die Rechnungsverarbeitung automa-tisieren und revisionssicher archivieren. Der Prozess sollte durch die Anbindung an DATEV für…
Mehr als XRechnung und ZUGFeRD-Empfang – Effizienz, Compliance und nutzerfreundliches Rechnungsmanagement
Seit dem 1. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen wahlweise in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland verpflichtend.
Doch außer Gesetzen gibt es eine Vielzahl an Gründen, weswegen es sich nicht nur lohnt, den Eingang Ihrer Rechnungen zu digitalisieren, sondern auch den gesamten Prozess zu betrachten.
Ihre Vorteile eines digitalen Rechnungsmanagements:
Senkung der Kosten
Effizienzsteigerung
Optimierung des Cashflows
Datengesteuerte Entscheidungsfindung
End-to-End-Prozessausrichtung
Agilität des Unternehmens
Daten aus vielen Quellen und Formaten
Rechnungen jeglicher Form können verarbeitet werden. Papier, PDF, ZUGFeRD, XML, usw. XRechnungen werden dabei visualisiert und für den weiteren Prozess anschaulich zur Verfügung gestellt.
Softwareplattform von softgate für die Verarbeitung
Sachliche Prüfung der Rechnungen auf geforderte oder fehlerhafte Inhalte inkl. einer Dublettenprüfung, ob die Rechnung bereits im Zielsystem vorhanden ist. Bei einer automatischen Validierung auf Basis von Bestelldaten kann bei einer fehlerhaften Rechnung ebenso automatisch eine neue Rechnung angefordert werden.
Rechnungen können Mitarbeitern und Kostenstellen zugewiesen werden. Bei Sammelrechnungen kann dies auch für einzelne Positionen und Teilbeträge zu jeweiligen Kostenstellen und Kostenträgern erfolgen, auch automatisiert.
Flexible Optionen erlauben es, Rechnungen freizugeben oder begründet abzulehnen.
Weitergabe an Ihr(e) eingesetztes System(e)
Rechnungen und die zugehörigen Datensätze können an Folgesysteme (Dokumentenmanagementsysteme, ERP-, Bezahl- oder Buchungssysteme, Steuerberater und entsprechende Dienstleister) übergeben werden.
Sie wollen mehr als „nur“ Rechnungen empfangen!
Unser Leistungsversprechen & Mehrwerte für Sie
End-to-End Prozessautomatisierung
Unsere Plattform ermöglicht die Automatisierung kompletter Geschäftsprozesse – von der Erfassung bis zur Verarbeitung und Integration in Backend-Systeme. Dadurch werden manuelle Schritte reduziert und die Effizienz deutlich gesteigert.
Dokumentenerfassung und –verarbeitung
Dokumente, Bilder und Formulare werden automatisch erfasst, interpretiert und klassifiziert. Dies verbessert die Genauigkeit und erhöht die Dunkelverarbeitungsquote. Umfassende Berichts- und Analysefunktionen bieten Einblicke in Echtzeit, um Geschäftsprozesse zu optimieren und Potenziale zu identifizieren.
Low-Code/No-Code Plattform
Die Lösung erlaubt es Unternehmen, Workflows ohne umfassende Programmierkenntnisse zu erstellen und anzupassen. Änderungen können flexibel umgesetzt werden, was eine hohe Agilität sicherstellt.
Anbindung an bestehende Systeme
Nahtlose Anbindungen an ERP-, CRM- und andere Geschäftssysteme ermöglichen eine reibungslose Datenübertragung und optimieren Prozesse, ohne bestehende Infrastrukturen zu beeinträchtigen.
Cloud- und On-Premise-Bereitstellung
Die Lösung kann flexibel sowohl in der Cloud als auch lokal bereitgestellt werden. Dies ermöglicht Unternehmen, die Plattform individuell an ihre Sicherheits- und Infrastrukturanforderungen anzupassen.
Kanalübergreifende Interaktionen
Eine nahtlose Kommunikation über verschiedene Kanäle wie E-Mail, mobile Apps oder Webportale verbessert die Kundenerfahrung und hilft Unternehmen, eingehende Anfragen effizient zu bearbeiten.
Eine Plattform, unzählige Möglichkeiten für Ihre Prozessautomatisierung
Angrenzende Prozesse, die über die Plattform integrierbar sind und ineinandergreifen können
Verkauf und Auftragsabwicklung (Order-to-Cash):
- Angebotserstellung: Digitale Erstellung, Versand und Verfolgung von Angeboten
- Auftragsmanagement: Automatisierung von Bestelleingängen und -verarbeitung
- Zahlungserinnerungen und Mahnwesen: Automatisierte Mahnprozesse, um offene Forderungen effizient einzutreiben
- Kundenkommunikation: Integration von E-Mail-Systemen oder Portalen für Rechnungsanfragen und Zahlungsabstimmungen
Dokumentenmanagement:
- Archivierung und Compliance: Revisionssichere digitale Archivierung von Rechnungen, Verträgen und anderen Dokumenten gemäß gesetzlichen Vorgaben
- Lifecyclemanagement: Überwachung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von Dokumententypen in Verbindung mit den Löschpflichten der EU-DSGVO
- Elektronische Signaturen: Implementierung von Lösungen für digitale Unterschriften bei Verträgen und Dokumenten
Digitale Verarbeitung des europäischen Dokumenteneingangs mit Tungsten Automation Lösung
Als Tochterunternehmen und IT-Dienstleister von dm-drogerie markt hat sich dmTECH 2015 dazu entschieden, ab Anfang 2016 die Tungsten Automation Lösung für Lieferscheine zentral einzuführen. Für den Bedarf, Dokumenteneingangsprozesse vollständig digital…
Vollautomatisierte dezentrale Rechnungsverarbeitung mit Tungsten TotalAgility®
Aufgrund der hohen Fehlerquote bei der bisherigen Scanlösung wurde eine Lösung für den fehlerfreien Rechnungsworkflow gesucht. Mit TotalAgility® ist nun auch die fehlerfreie QR-Codelesung möglich. Der gesamte Rechnungsverarbeitungsprozess wurde von…
Verarbeitung von Versicherungsscheinen und automatisierte Rechnungserfassung
Die DOMCURA AG war auf der Suche nach einem neuen potentiellen Partner für die Betreuung des bestehenden Kofax Systems. Die Entscheidung fiel 2016 auf die softgate GmbH. Ziel des Systemausbaus…
