Use case:
Halbautomatisierte Erfassung mit anschließender Übergabe an SAP
Branche:
Wasserwirtschaft
Technologien:
  • Software Kofax TotalAgility
  • Kofax Capture

Projektbeschreibung

Mit rund 650 Mitarbeitern regeln die Leipziger Wasserwerke die Trinkwasserver- und Abwasserentsorgung für Leipzig und Umgebung – für mehr als 700.000 Menschen.

Halbautomatisierte Erfassung sämtlicher abrechnungsrelevanter Eingangspost sowie anschließender Übergabe an SAP mit Kofax TotalAgility Lösung

Der Start des Projektes erfolgte im August 2011 mit der Einführung von Kofax Capture, in 2020 erfolgte die Umstellung auf die moderne Kofax TotalAgility Plattform sowie Einrichtung eines Testsystems. Bis heute wird die vorhandene Lösung kontinuierlich weiter betreut, bestehende Prozesse optimiert sowie neue Prozesse und Komponenten implementiert.

Beginne der Zusammenarbeit in 2011

Bereits seit 2011 optimieren die Leipziger Wasserwerke die interne Postverarbeitung durch den Einsatz einer Kofax Capture Lösung: Sämtliche abrechnungsrelevante Kundenpost (Zählerstände, Entsorgungs­nachweise, Vertragsdokumente, Abnahmeprotokolle, Bankverbindungsänderungen, etc.) in elektronischer und in Papierform werden täglich halbautomatisiert in der Poststelle verarbeitet und anschließend an SAP übergeben.

Die Posteingangsverarbeitung erfolgt über die Eingangskanäle Scanner, E-Mail sowie Übergabeordner. Für die Vielzahl an unterschiedlichen Dokumenten sind mehrere Scanprofile eingerichtet, um – von Ablesekarten bis großformatigen Plänen, farbig oder schwarz-weiß, getrennt nach Barcode oder fester Seitenzahl – alles verarbeiten zu können.

Wie die Zusammenarbeit seit 2020 aussieht

2020 erfolgte die Umstellung auf die modernere Kofax TotalAgility Plattform, bestehende Prozesse wurden erweitert sowie neue Prozesse implementiert. Die Benutzeroberflächen im KTA-Workspace sind dabei nach Kundenwunsch individualisiert. Die Scanformulare sind angepasst und die To-Do-Liste zur besseren Übersicht über die Validierungs­aktivitäten sind um Informationen zu Importquelle bzw. Scanbenutzer, Anzahl enthaltener Dokumente und Seitenzahlen ergänzt. Die Validierung der Dokumente, also die Prüfung und Ergänzung der ausgelesenen Felder, wurde kundenindividuell gestaltet und um eine Stammdatensuche erweitert.
Eine Mitarbeiterfindung ermöglicht die direkte Zuordnung der Dokumente zu bestimmten Teams oder individuellen Mitarbeitern.

Zum Abschluss der Verarbeitung stellt ein Custom-Export-Connector die Dokumente als PDF (zusammen mit einer Indexdatei) für das SAP-System zur Verfügung. Außerdem erfolgt eine statistische Erfassung der verarbeiteten Dokumentenzahlen und Seiten pro Prozess.

Vorteile:

  • Dokumentenaufkommen schnell und effizient bewältigen
  • Lästige Routinearbeiten entfallen

Kontaktieren Sie uns:

Mein Team und ich stehen Ihnen gerne bei Fragen zu unseren Lösungen und dem Thema Digitalisierung mit Rat und Tat zur Seite!

Sven Kaiser

Teamleiter Digital Bussiness
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