Das Jobcenter Kreis Recklinghausen wollte eine Möglichkeit schaffen, um elektronisch auf ein Webportal eingereichte Grundanträge nach Arbeitslosengeld (ALG) II ebenfalls elektronisch weiter zu verarbeiten. Nach Durchführung eines gemeinsamen Proof of Concept wurde der Prozess zur Online-Beantragung durch die Software Kofax RPA (Robotic Process Automation) mittels Softwarerobotern und Machine Learning automatisiert. Der Software Roboter meldet sich in das zentral gehostete Webportal mit Benutzername und Passwort an, extrahiert Informationen zu den Anträgen aus dem Webportal, lädt sie herunter, markiert sie als bearbeitet und übergibt diese zur automatisierten Verarbeitung an das nachgelagerte Kofax System. Dabei werden die Anträge zur direkten Weiterverarbeitung in den digitalen Postkorb der Fachanwendersoftware (VIS) des jeweiligen Mitarbeitenden übergeben. Diese erhalten Mailbenachrichtigungen mit einem Protokoll über abgeholte Anträge sowie potentielle Fehler. Durch den Softwareroboter ergibt sich für die Mitarbeitenden eine signifikante Arbeitszeitentlastung.