Use case:
Automatisierte Verarbeitung von digital eingereichten Anträgen
Branche:
Öffentliche Verwaltung
Technologien:
  • Kofax RPA (Robotic Process Automation)
  • Kofax Capture Enterprise
  • Kofax Transformation

Projektbeschreibung

Das Jobcenter Kreis Recklinghausen wollte eine Möglichkeit schaffen, um elektronisch auf ein Webportal eingereichte Grundanträge nach Arbeitslosengeld (ALG) II ebenfalls elektronisch weiter zu verarbeiten. Nach Durchführung eines gemeinsamen Proof of Concept wurde der Prozess zur Online-Beantragung durch die Software Kofax RPA (Robotic Process Automation) mittels Softwarerobotern und Machine Learning automatisiert. Der Software Roboter meldet sich in das zentral gehostete Webportal mit Benutzername und Passwort an, extrahiert Informationen zu den Anträgen aus dem Webportal, lädt sie herunter, markiert sie als bearbeitet und übergibt diese zur automatisierten Verarbeitung an das nachgelagerte Kofax System. Dabei werden die Anträge zur direkten Weiterverarbeitung in den digitalen Postkorb der Fachanwendersoftware (VIS) des jeweiligen Mitarbeitenden übergeben. Diese erhalten Mailbenachrichtigungen mit einem Protokoll über abgeholte Anträge sowie potentielle Fehler. Durch den Softwareroboter ergibt sich für die Mitarbeitenden eine Arbeitszeitentlastung von jährlich 125 Stunden.

Das Unternehmen:

Die 1975 gegründete GKD Recklinghausen unterstützt Kommunen mit wirtschaftlichen und zukunftsorientierten Dienstleistungen moderner Informationstechnik. Die GKD ist ein gemeinsames Unternehmen des Kreises Recklinghausen und seiner kreisangehörigen Städte. Zur Wahrnehmung der Aufgaben stellt der Verband geeignetes Personal, technisches Equipment sowie Sachmittel bereit.

Umsetzungszeitraum:

Seit 2016 unterstützt softgate die GKD im Bereich der Digitalisierung von behördlichen Dokumenten durch Kofax Lösungen. Ab Anfang 2021 wurde die bestehende Lösung um Kofax RPA erweitert. Bis heute wird das komplette System kontinuierlich weiter ausgebaut, betreut und supportet.

„Durch die Automatisierung des Abholprozesses konnten wir eine aufwändige Schnittstellenentwicklung vermeiden und den technischen Prozess binnen weniger Tage produktiv nehmen. Dabei entlastet die maschinelle Abarbeitung der Aufgabe nicht nur das Personal, sondern schafft einen geregelten, protokollierten und messbaren Prozess.“

Stefan Krüger, Teamleiter Verfahrensintegration bei GKD

Kontaktieren Sie uns:

Mein Team und ich stehen Ihnen gerne bei Fragen zu unseren Lösungen und dem Thema Digitalisierung mit Rat und Tat zur Seite!

Sven Kaiser

Teamleiter Digital Bussiness
Menü