Als Tochterunternehmen und IT-Dienstleister von dm-drogerie markt hat sich dmTECH 2015 dazu entschieden, ab Anfang 2016 die Kofax Lösung für Lieferscheine zentral einzuführen. Für den Bedarf, Dokumenteneingangsprozesse vollständig digital abzubilden, wurde gemeinsam mit softgate eine Lösung erarbeitet, welche die notwendige Infrastruktur sowie die Voraussetzungen schafft, Dokumente zentral sowie dezentral aus den Filialen an geeigneter Stelle elektronisch zu erfassen und für die weitere Bearbeitung digital bereitzustellen.

Innerhalb der Lösung sind zwei mal zwei Kofax-Server redundant mit der Kofax-Software ausgestattet und können somit durch eine Parallelisierung der Verarbeitungsprozesse das tägliche Dokumenten­aufkommen schnell und effizient bewältigen.

Mittels Dateiimport von, durch MFP sowie Smartphone-App bereitgestellten oder mit Scanner und dem Kofax Capture Scanmodul digitalisierten, Dokumenten, wird der Verarbeitungsprozess gestartet. Können alle Pflichtfelder zuverlässig ausgelesen werden, werden die entsprechenden Dokumente automatisiert verarbeitet. Die restliche Teilmenge wird im Rahmen einer Qualitätssicherung vom Fachbereich manuell überprüft. Anhand gesammelter statistischer Informationen zu den einzelnen Verarbeitungsprozessen, kann der Automatisierungsgrad überwacht und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden.

Da Dokumente mit elektronischer Signatur eine immer größere Rolle spielen, wurde gemeinsam ein Prozessablauf definiert, um deren Verarbeitung zu ermöglichen und die Signaturen im Original zu erhalten. Durch die Möglichkeit der Stapelbildung entfällt eine Vorsortierung der Papierbelege beim Scannen. Die eingesetzte Kofax Lösung wird von softgate betreut und gewartet.

Weitere Ausbaustufen zur Digitalisierung von Papierdokumenten, der Übergabe in Folgesysteme, die Modernisierung der Infrastruktur sowie der Optimierung des Automatisierungsgrades sind vorgesehen.

Die Posteingangsverarbeitung wurde sukzessive um zusätzliche Dokumententypen wie Inventurprotokolle ergänzt sowie weitere Länder für die Verarbeitung angebunden.